Politique de confidentialité

Le responsable du traitement pour CoproClear est :

• Ibrahima Fah (personne physique — indépendant complémentaire)
• Avenue de la Toison d’Or 79 bte 7, 1060 Saint-Gilles, Belgique
• BCE 0779.925.134 — TVA BE0779925134
• Contact : privacy@coproclear.be

Nous traitons les données suivantes lorsque vous utilisez CoproClear :

• Données de compte : adresse e-mail, nom si vous le renseignez, appartenance à une organisation et rôle, journal des accès et des actions sensibles (partage, export, suppression).
• Dossiers CoproClear : PDF téléversés, texte OCR, noms, adresses, lots et quotités, informations financières, procès-verbaux, rapports générés, citations et questions/réponses liées au dossier.
• Questions posées derrière un lien partagé : lorsqu’une agence active cette fonction, la personne qui détient un lien de partage peut poser des questions sur le bien. Nous conservons la question, la réponse servie et un identifiant technique déposé dans le navigateur, dont l’unique rôle est de séparer deux conversations derrière le même lien. Cet identifiant n’est pas un compte, ne suit personne d’un lien à l’autre et n’est jamais une adresse IP. L’agence qui a partagé le lien peut lire les questions posées sur son dossier ; la personne en est informée à l’endroit où elle écrit.
• Données techniques : horodatages, statut de traitement des dossiers, erreurs applicatives avec minimisation des données transmises.

Les documents d’un dossier de copropriété contiennent des données personnelles de tiers (copropriétaires, occupants, prestataires). Ces personnes ne sont pas nos clients : c’est l’agence qui les transmet et qui en répond (voir §4).

• Lire et analyser les documents transmis à CoproClear, produire un rapport sourcé et permettre sa relecture, sa validation et son export.
• Partager le rapport avec un acquéreur ou un notaire via un lien non indexable.
• Gérer les comptes, les organisations et les invitations.
• Assurer la sécurité du service, tracer les accès et répondre au support.
• Corriger les anomalies et améliorer la qualité des analyses.

Nous ne vendons pas vos données à des tiers.

Pour le contenu des dossiers qu’une agence transmet à CoproClear, l’agence détermine la finalité et agit comme responsable du traitement ; CoproClear agit comme sous-traitant sur ses instructions documentées. Pour les données de compte, de sécurité et de support, nous agissons comme responsable du traitement.

Les personnes citées dans les documents d’une agence exercent leurs droits auprès de cette agence ; nous l’assistons dans sa réponse.

Le traitement repose sur l’exécution du contrat qui nous lie (art. 6.1.b RGPD) pour les données strictement nécessaires à la fourniture du service, sur l’intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) pour la sécurité et l’amélioration du service, et sur votre consentement (art. 6.1.a RGPD) lorsqu’il est requis. Pour le contenu des dossiers, la base légale est déterminée par l’agence responsable du traitement.

Nous faisons appel aux prestataires suivants :

• Supabase : authentification, base de données et stockage des fichiers, avec row-level security activé.
• Vercel : hébergement de l’application et des API.
• Fly.io : hébergement du worker d’analyse.
• Mistral : lecture OCR des documents CoproClear.
• OpenRouter et fournisseurs de modèles (Anthropic, OpenAI, Google) : analyse, génération et vérification des rapports CoproClear.
• Google OAuth : authentification des comptes.
• Resend : envoi des e-mails transactionnels (invitations).
• Sentry : surveillance des erreurs, avec minimisation des données envoyées.
• Upstash : limitation des requêtes au moyen d’identifiants pseudonymisés.

Certains prestataires ou leurs sous-traitants peuvent traiter des données hors de l’EEE. Les mécanismes de transfert applicables et la liste détaillée des sous-traitants sont documentés contractuellement avec les clients.

Nous conservons vos données de compte aussi longtemps que votre accès est actif. À la clôture d’un compte, les données associées sont supprimées dans un délai de 30 jours.

Les dossiers CoproClear peuvent être supprimés à tout moment par le client, documents sources compris. La limite automatique de 24 mois après export est en cours de déploiement ; tant qu’elle n’est pas activée, la suppression intervient dans le produit, sur instruction du client ou à la clôture du service selon le contrat.

Un lien de partage peut être révoqué à tout moment et expire automatiquement ; une fois révoqué, le rapport n’est plus accessible par ce lien.

Les questions posées derrière un lien partagé suivent le sort du dossier : elles sont supprimées avec lui, sans conservation séparée. L’identifiant technique déposé dans le navigateur expire au bout de 30 jours, comme le lien lui-même, et se supprime comme n’importe quel cookie.

CoproClear utilise l’OCR et des modèles d’IA pour extraire, synthétiser et vérifier des informations. Les fournisseurs sont configurés pour ne pas utiliser les dossiers clients pour entraîner leurs modèles. CoproClear est un outil d’aide à la décision : il ne prend pas de décision produisant seule un effet juridique ou similaire sur les personnes citées dans les documents. Chaque chiffre du rapport reste rattaché à sa source dans le document d’origine, précisément pour que la vérification humaine reste possible.

Les données sont stockées dans une base PostgreSQL hébergée chez Supabase, avec row-level security activé et un cloisonnement par organisation vérifié par des tests automatisés. Les secrets applicatifs sont chiffrés au repos. Toutes les connexions utilisent HTTPS/TLS. Les accès aux fichiers sources passent par des URL signées à durée de vie courte.

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Accès aux données personnelles vous concernant
• Rectification des données inexactes
• Effacement (droit à l’oubli)
• Limitation du traitement
• Portabilité de vos données
• Opposition au traitement
• Retrait du consentement à tout moment

Pour exercer l’un de ces droits, écrivez à privacy@coproclear.be. Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (APD) : autoriteprotectiondonnees.be.

Cette politique peut être mise à jour. Les modifications substantielles vous seront communiquées par e-mail ou via le service. La date en haut de cette page reflète la dernière révision.